Laura (fictieve ondernemer) runt al vijf jaar een succesvolle webwinkel in handgemaakte woonaccessoires. Wat begon aan haar keukentafel, is inmiddels uitgegroeid tot een volwaardige onderneming met honderden bestellingen per maand. Maar de groei heeft ook een keerzijde: Laura werkt avonden en weekenden door, en zelfs haar partner helpt inmiddels met het inpakken van pakketten.
Op een regenachtige dinsdagavond, terwijl ze voor de derde keer die dag haar inbox opent, beseft ze: “Ik red het niet meer alleen.”
Maar wat nu? Moet ze een zzp’er inhuren? Of is het tijd om haar eerste personeelslid aan te nemen?
De eerste overweging: flexibiliteit versus zekerheid
Laura’s eerste gedachte gaat uit naar een zzp’er. Dat voelt laagdrempelig. Geen gedoe met loonstroken, vakantiegeld of pensioenregelingen. Gewoon iemand die een paar uur per week helpt met inpakken of klantenservice.
Maar dan leest ze dat de regels voor het inhuren van zzp’ers
sinds 2025 flink zijn aangescherpt. De Belastingdienst controleert nu actief op
schijnzelfstandigheid.
Als een zzp’er structureel werk doet, onder haar leiding
werkt en geen eigen ondernemersrisico loopt, kan dat worden gezien als een
verkapte dienstbetrekking.
Met naheffingen en boetes als gevolg.
Kostenvergelijking: zzp’er versus werknemer
Laura gaat er eens goed voor zitten en vergelijkt de kosten tussen een zzp’er en een werknemer:
Zzp’er (voorbeeld: 20 uur per week)
- Uurtarief: €45
- Maandkosten: €3.900 (20 uur x 52 weken x €45 / 12 maanden)
- Geen extra kosten voor vakantiegeld, pensioen of ziekte
- Wel risico op naheffing bij schijnzelfstandigheid
Werknemer in loondienst (20 uur per week, bruto uurloon €17)
- Bruto maandloon: €1.473,33
- Werkgeverslasten (ca. 30%): €442
- Vakantiegeld (8%): €117,87
- Totale maandkosten: ca. €2.033,20
Op papier lijkt een werknemer goedkoper, maar Laura ontdekt al snel dat er veel meer bij komt kijken.
Extra kosten van personeel:
Verzuimverzekering
Als werkgever moet Laura bij ziekte tot twee jaar loon doorbetalen. Een verzuimverzekering dekt dit risico (groten)deels.
Salarisadministratie uitbesteden:
Laura wil zich niet bezighouden met loonstroken en loonheffingen.
Arbeidscontract opstellen:
Een goed contract is essentieel. Hiervoor zou ze een jurist inschakelen.
Personeelsaansprakelijkheidsverzekering
Voor het geval je personeel iets vernielt bijvoorbeeld.
Arbodienst
Verplicht bij personeel (al zit dit soms ook al bij je
verzuimpremie in).
Totaalplaatje: wat kost een werknemer écht?
Nu Laura alle “verborgen” kosten op een rijtje heeft zet ze alle kosten per maand op een rij:
Werknemer in loondienst (20 uur per week, bruto uurloon €17)
- Bruto maandloon: €1.473,33
- Werkgeverslasten (ca. 30%): €442
- Vakantiegeld (8%): €117,87
- Salarisadministratie: gemiddeld € 13,75
- Verzuimverzekering: € 25,-
- Arbodienst: €12,50
- Aansprakelijkheidsverzekering: € 12,50
Totale maandelijkse kosten: +/- €2.096,95
Daarnaast zijn er eenmalige kosten van de opstart van de salarisadministratie (85 tot 300 euro en het arbeidscontract laten opstellen (150 tot 350 euro)
Risicoanalyse: wat als het misgaat?
|
Risico |
Zzp’er |
Werknemer |
|
Ziekte |
Geen kosten |
2 jaar loondoorbetaling verplicht (op te vangen met verzuimverzekering) |
|
Beëindiging samenwerking |
Flexibel |
Opzegtermijn, transitievergoeding |
|
Fiscale controle |
Kans op naheffing |
Geen risico bij juiste loonadministratie |
|
Continuïteit |
Minder zeker |
Meer binding en stabiliteit |
Laura’s keuze: een hybride oplossing
Na gesprekken met haar boekhouder en een HR-adviseur besluit Laura om klein te beginnen. Ze huurt voor een paar maanden een zzp’er in via een platform, maar gebruikt een goedgekeurde modelovereenkomst van de Belastingdienst.
Tegelijkertijd laat ze een arbeidscontract opstellen en sluit ze alvast de benodigde verzekeringen af. Zo is ze voorbereid op de overstap naar een dienstverband als de samenwerking goed bevalt.
Tips voor ondernemers zoals Laura
- Laat je goed adviseren – een boekhouder of jurist kan helpen bij het beoordelen van de arbeidsrelatie.
- Gebruik modelovereenkomsten – deze geven enige bescherming tegen naheffingen.
- Bereken de totale kosten – kijk verder dan alleen het uurtarief.
- Denk aan de lange termijn – wil je bouwen aan een team? Dan is personeel vaak de betere keuze.
- Zorg voor goede verzekeringen – vooral bij personeel is dit essentieel.
Laura kijkt nu met vertrouwen naar de toekomst. Ze weet dat groeien niet betekent dat je alles zelf moet blijven doen. Soms is de beste investering die in mensen – of dat nu een freelancer is of een medewerker in loondienst.
Hulp nodig bij je salarisadministratie?
Net als Laura sta je als ondernemer soms voor keuzes die verder gaan dan je vakgebied. Personeel aannemen is een grote stap – en daar komt veel administratie bij kijken. Gelukkig hoef je dat niet alleen te doen.
Bij KVS Administraties begrijpen we de uitdagingen van creatieve en groeiende ondernemers. Monique Schoenmakers helpt je niet alleen met het opzetten van een heldere salarisadministratie, maar denkt ook met je mee over verzuimverzekeringen, arbeidscontracten en de juiste inrichting van je personeelsdossier.
Of je nu net begint met je eerste medewerker of al een team hebt opgebouwd: wij zorgen dat je administratie klopt, zodat jij je kunt richten op waar jij goed in bent – ondernemen.
📩 Meer weten? Neem gerust contact op via www.kvsadministraties.nl of plan een vrijblijvend gesprek in.
Disclaimer: dit is puur een voorbeeldberekening, kosten kunnen anders zijn per sector. Laat je altijd goed informeren!