Veel mensen denken dat ondernemen pas begint als je een KVK-nummer hebt. Maar zo zwart-wit is het niet.
Je kunt in Nederland namelijk in sommige situaties wel inkomsten hebben, facturen sturen en zelfs een btw-nummer krijgen zonder inschrijving bij KVK. Tegelijk loop je in de praktijk vrij snel tegen grenzen aan: een zakelijke bankrekening openen wordt lastiger, sommige verzekeringen zijn niet of minder makkelijk af te sluiten en veel standaard ondernemersprocessen zijn ingericht op een KVK-inschrijving.
Dat verschil is belangrijk: juridisch/fiscaal kan iets soms nog zonder KVK, terwijl het praktisch en professioneel vaak al snel onhandig wordt.
KVK en Belastingdienst zijn niet hetzelfde
De KVK beoordeelt of jouw activiteiten een onderneming voor het Handelsregister zijn. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of jij ook ondernemer voor de btw bent. Dat zijn dus twee verschillende toetsen. Je kunt daarom in een situatie zitten waarin je niet in het Handelsregister staat, maar voor de btw wél ondernemer bent.
De KVK zegt zelf letterlijk dat als je niet aan de ondernemerscriteria voldoet, je geen KVK-inschrijving krijgt, maar dat je soms toch zonder KVK-nummer als ondernemer kunt beginnen via het formulier Opgaaf startende onderneming bij de Belastingdienst. De Belastingdienst bevestigt dat ook en noemt daarvoor expliciet onder meer: eenmanszaken met activiteiten die volgens het Handelsregister niet gelden als onderneming, informele verenigingen en bepaalde samenwerkingsvormen.
Wanneer kom je nog best ver zonder KVK?
1. Als je activiteiten nog niet echt als onderneming gelden
De KVK hanteert als basis drie hoofdcriteria: je levert zelfstandig producten of diensten, je vraagt daarvoor een prijs waarmee je geld verdient en je levert aan meer dan alleen familie of vrienden. Daarnaast kijkt KVK bij twijfel ook naar zaken als tijdsinvestering, meerdere klanten, ondernemersrisico en zelfstandigheid in hoe je werkt. Voldoe je daar nog niet echt aan, dan kan het zijn dat je geen onderneming voor het Handelsregister bent.
Denk aan iemand die af en toe een opdracht doet, incidenteel iets verkoopt of nog in een overgangsfase zit tussen hobby en bedrijf. In dat soort gevallen kan inschrijving bij KVK achterwege blijven, terwijl je inkomsten fiscaal nog steeds wel relevant kunnen zijn.
2. Als je wel btw-ondernemer bent, maar geen KVK-inschrijving krijgt
De Belastingdienst geeft aan dat je ondernemer voor de btw bent als je zelfstandig werkt en regelmatig inkomsten hebt, of bijvoorbeeld een vermogensbestanddeel exploiteert zoals verhuur. Als je je niet bij KVK kúnt inschrijven, kun je je in sommige gevallen rechtstreeks bij de Belastingdienst aanmelden. Krijg je daarna een btw-id, dan kun je ook een factuur sturen die aan de factuureisen voldoet.
3. Als je inkomsten eigenlijk vallen onder resultaat uit overige werkzaamheden
Niet iedereen met betaalde werkzaamheden is ondernemer voor de inkomstenbelasting. De Belastingdienst noemt expliciet situaties waarin je niet in loondienst bent, ook geen IB-ondernemer bent, maar wél inkomsten hebt: bijvoorbeeld uit incidentele adviezen, lezingen, freelance-achtige losse klussen of ander overig werk. Dat valt dan onder inkomsten uit overig werk / resultaat uit overige werkzaamheden. Daarvoor ben je niet automatisch een KVK-ondernemer.
Dat is precies waarom sommige mensen wél geld mogen verdienen en dat netjes moeten opgeven, zonder dat daar meteen een volledige ondernemersstructuur met KVK omheen hoeft te zitten.
Maar: waar loop je praktisch tegenaan zonder KVK?
Hier wordt het interessant. Want fiscaal kán er dus meer dan veel mensen denken, maar de praktijk is een ander verhaal.
1. Zakelijke bankrekening
Veel banken richten hun aanvraagproces voor een zakelijke rekening direct in op een KVK-check of vragen expliciet om een KVK-nummer. ING noemt het KVK-nummer als standaard ondernemingsinformatie voor een zakelijke rekening en ABN AMRO vraagt voor haar zakelijke rekening voor een eenmanszaak expliciet om het KVK-nummer. Rabobank noemt in haar aanvraagproces zelfs letterlijk de stap: “Doe de KVK check.”
Dat betekent niet dat er nooit uitzonderingen zijn, maar wel dat de standaardroute bij banken is gebouwd op een Handelsregister-inschrijving. Zonder KVK ben je dus vaak aangewezen op je privérekening, terwijl banken tegelijk vaak aangeven dat een privérekening niet bedoeld is voor zakelijk gebruik.
2. Verzekeringen
Voor veel zakelijke verzekeringen is KVK niet altijd wettelijk verplicht, maar de markt is wel sterk ingericht op ingeschreven ondernemers. Interpolis koppelt startersvoordelen bijvoorbeeld expliciet aan starters die maximaal één jaar bij de KVK staan ingeschreven. ING biedt haar bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering aan voor ondernemers met een zakelijke rekening bij ING, en zo’n zakelijke rekening vraagt in de praktijk meestal weer ondernemingsgegevens zoals KVK.
3. Boekhoudsoftware en ondernemersdiensten
Strikt genomen heb je geen commercieel boekhoudprogramma nodig om aan je fiscale administratieplicht te voldoen. De Belastingdienst vraagt vooral dat je je gegevens kunt onderbouwen en bewaart. Bij resultaat uit overige werkzaamheden is een formele administratie zelfs niet altijd verplicht, al raadt de Belastingdienst wel aan om bonnen en gegevens te bewaren. (Ik trouwens ook!)
Maar veel moderne tools voor ondernemers zijn wél gebouwd rondom een echte ondernemerssetup: bankkoppelingen, btw-aangiftes, Peppol, samenwerkingen met accountants, starterspakketten en gratis periodes vanaf het moment van KVK-inschrijving.
Wanneer wordt KVK echt wel geadviseerd?
Hier zou ik als boekhouder vrij duidelijk in zijn: er zijn genoeg situaties waarin “nog even zonder KVK” simpelweg geen slimme keuze meer is.
KVK is sterk aan te raden als:
- je structureel producten of diensten levert aan klanten;
- je winstoogmerk hebt en niet meer in de hobbyfase zit;
- je meerdere opdrachtgevers hebt of actief klanten werft;
- je professioneel wilt factureren, algemene voorwaarden wilt gebruiken en zakelijk herkenbaar wilt zijn;
- je een zakelijke rekening, zakelijke verzekering of normale ondernemerssoftware nodig hebt;
- je risico loopt op aansprakelijkheid of fouten met financiële impact.
Wanneer kan “geen KVK” nog logisch zijn?
1. Hobby of bijverdienste in beperkte vorm
Als iets nog echt hobbymatig is, weinig of geen winst oplevert, of vooral in familie- en vriendensfeer gebeurt, dan zegt KVK ook zelf dat dit meestal geen onderneming is. Dan hoef je je dus niet in te schrijven. De inkomsten kunnen fiscaal soms nog wel relevant zijn, maar KVK is dan niet automatisch aan de orde.
2. Incidentele werkzaamheden of resultaat uit overige werkzaamheden
Doe je losse klussen, lezingen, eenmalige adviesopdrachten of andere werkzaamheden zonder dat sprake is van een duurzame onderneming, dan kom je vaak eerder uit bij resultaat uit overige werkzaamheden dan bij een echte onderneming. Dat vraagt wel om correcte verwerking in de aangifte, maar niet per se om KVK.
3. Specifieke uitzonderingsposities, zoals kerkelijke of geestelijke context
Niet alles wat maatschappelijk of beroepsmatig wordt gedaan, valt vanzelfsprekend onder een gewone commerciële onderneming. KVK heeft voor kerkgenootschappen een eigen regime en zegt dat inschrijving alleen verplicht is als de kerkelijke organisatie het hoogste niveau in Nederland is of een onderneming heeft met commerciële activiteiten.
Dat laat vooral zien dat religieuze of ambtelijke rollen niet automatisch in het stramien van “gewone onderneming = KVK = alles zakelijk” passen. Voor inkomstenbelasting kunnen werkzaamheden bovendien ook buiten ondernemerschap vallen en toch belast zijn als loon of overig werk. De Belastingdienst geeft immers aan dat niet al het betaalde werk winst uit onderneming is; het kan ook box 1-inkomen zijn als loon of resultaat uit overige werkzaamheden.
De echte vraag is dus niet: “kan het zonder KVK?”
De echte vraag is: Wat bén je op dit moment eigenlijk? Een hobbyist? Iemand met neveninkomsten? Een btw-ondernemer? Een IB-ondernemer? Een resultaatgenieter? Of gewoon al een ondernemer die nog geen inschrijving heeft geregeld?